Tener en cuenta que el usuario/grupo solo tendrá acceso a aquellas carpetas y/o archivos que le han compartido. Por lo que si se comparte una carpeta, se está otorgando acceso a los elementos que se encuentren dentro de ella. En caso de solo requerir compartir un(varios) archivo(s) realizar el proceso solo con el(los) archivo(s) requeridos.
Paso 1. Ingresar a https://nc.hostinglabs.net/ con su usuario y contraseña.
Paso 2. Seleccionar la carpeta/archivo(s) que se desea compartir.
Paso 3. Seleccionar el botón de compartir.
Paso 4. Seleccionar el grupo o usuario con el que desea compartir la información.
A la hora de compartir un archivo, existen nueve permisos diferentes:
- Puede editar: Dejando esta casilla activada, los usuarios/grupos con los que se compartan archivos podrán editar los documentos y colaborar en su elaboración utilizando la interfaz web.
- Puede crear: El usuario que cuenta con este permiso puede crear nuevos archivos y/o carpetas y añadirlos a la carpeta compartida.
- Puede eliminar: Esta opción permite que los usuarios/grupo con los que se compartan archivos y/o carpetas puedan eliminar documentos y carpetas compartidas.
- Puede volver a compartir: Esta opción permite al usuario con el que se ha compartido el archivo y/o carpeta volver a compartirlo con otro usuario.
- Puede cambiar: Permite subir una nueva versión del documento o carpeta que reemplazará al anterior.
- Permitir descarga: Dejando esta casilla activada, los usuarios/grupos podrán descargar el contenido compartido.
- Establecer fecha de expiración: Esta opción permite indicar una fecha de vencimiento para el acceso al contenido compartido
- Nota: Permite realizar una nota.
- Dejar de compartir: Esta opción retira todos los permisos anteriores y al usuario señalado.
Utilizando la opción Establecer fecha de expiración, Nextcloud permite proteger los archivos que compartes a través de un enlace a partir de la cual el archivo dejará de estar disponible. Esto es ideal para casos como auditorías o accesos temporales a información por parte de personal externo o que no sea necesario el acceso completo.